Peer Recruiting: Team sucht Kollegen oder warum meine Schwiegermutter bei uns einzog

Endlich mal wieder ein ruhiger Abend mit meiner Frau. Die Kinder und die Arbeit hatten uns den ganzen Tag auf Trab gehalten. Jetzt endlich schliefen die Jungs und wir saßen mit einem Glas Weißwein auf der Couch. Ich war bereit für eine Sinnlos-Serie auf Netflix und hatte die Fernbedienung schon in der Hand. 

„Meine Mutter möchte übrigens bei uns einziehen!“ Was eröffnete mir meine Frau da gerade? Während ich die Fernbedienung langsam wieder auf das Sofa sinken ließ, dachte ich kurz nach. Hatte ich mich da verhört? Also, Sie müssen wissen: Ich habe meine Schwiegermutter wirklich gerne, Sonntag Nachmittag bei Kaffee und Kuchen, aber mit ihr zusammen wohnen? Wer eine Schwiegermutter hat, der weiß vielleicht, wovon ich rede. Mein Abend wurde jedenfalls weniger ruhig, denn meine Frau und ich hatten einiges zu diskutieren.

Endlich Ruhe. Oder? <Quelle: privat>

Achtung, neuer Kollege kommt!

Eventuell keine Wahl zu haben, mit welchen Menschen ich meine Zeit zu Hause verbringe, ist ein beklemmendes Gefühl. Keine Wahl zu haben, mit welchen Menschen ich die meiste Zeit auf der Arbeit verbringe auch. Doch eben das ist Alltag für beinahe alle Arbeitnehmer in Deutschland: „Am ersten kommt der neue Kollege!“ Mit diesem fremden Menschen soll idealerweise ab dem ersten Tag ein hochproduktives Team entstehen. Die Kollegen sollen aufeinander bauen können und füreinander einstehen. Seit dem Einzug von New Work und Agilität natürlich noch dazu mit offener und wertschätzender Kommunikation. Das passt irgendwie nicht zusammen und ist eine anmaßende Forderung an die Belegschaft. Im familiären Umfeld kann ich das flexibel, auf Augenhöhe und diskussionsfreudig regeln. Aber funktioniert das auch im beruflichen Rahmen? Ja, wenn das sogenannte Peer-Recruiting zum Einsatz kommt.

In den meisten Unternehmen entscheiden Vorgesetzte, Chefs oder Personalabteilungen über Einstellungen, Probezeiten und Entlassungen. Peer Recruiting übergibt diese Verantwortung den Menschen, die mit dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin tagtäglich zusammenarbeiten – den sogenannten Peers.

Kollegen suchen Kollegen

Dieses Verfahren haben wir in unserer Digitalagentur kernpunkt und mit 100 Mitarbeitern im letzten Jahr eingeführt. Ich habe mit unseren Personalerinnen Natalie und Jeannine darüber gesprochen, wie sie die Einführung erlebt haben, wie das neue Modell genau bei kernpunkt funktioniert und ob sie jetzt überhaupt noch gebraucht werden. So viel vorab: Das Verfahren macht eine zentrale Service-Einheit „Personal“ nicht überflüssig. Aber doch ändern sich ihre Aufgaben. Die erfahrenen Mitarbeiterinnen leisten wichtige Unterstützung der Teams im Auswahlprozess und in anderen Personalentscheidungen.

Der erste Impuls, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, entsteht aber zunächst einmal innerhalb eines Teams. Unser Unternehmen ist grob in crossfunktionale Einheiten, genannt Teams, von sechs bis acht Personen unterteilt. Die Teammitglieder wissen am besten, ob, ab wann und wieviel Unterstützung sie zur Erledigung der Aufgaben benötigen werden. Ein Vertreter des Teams geht dann auf das Team „People & Culture“ zu und äußert Unterstützungsbedarf. 

Erfahrene Personalerinnen helfen und beraten

People & Culture behält als spezialisiertes Team an dieser Stelle den besten Überblick. Neben der internen beratenden Tätigkeit sind die Kolleginnen auch geschult in rechtlichen und vertraglichen Angelegenheiten, die zentral behandelt werden. Gemeinsam mit dem personalsuchenden Team überlegen sie, ob die Stelle vielleicht intern besetzt werden oder wie und wo eine neue Stelle ausgeschrieben werden kann.

Jeannine und Natalie aus dem Team People & Culture selektieren passende Bewerber für ein kernpunkt-Team <Quelle: kernpunkt Digital>

Eintreffende Bewerbungen, werden von P&C vorselektiert und an das suchende Team weitergeleitet. Die Teammitglieder entscheiden, welche Bewerber schließlich eingeladen werden. Team People & Culture lädt dann zum Erst-Gespräch ein und informiert die Bewerber vorab schon einmal darüber, was sie im weiteren Bewerbungsprozess erwarten wird. An den Bewerbungsgesprächen selbst nehmen sowohl Vertreter des suchenden Teams, als auch eine Personalerin teil. Die in Bewerbungsgesprächen manchmal noch unerfahrenen Mitarbeiter erhalten Hilfestellung bei der Gesprächsführung und der anschließenden Auswertung des Besprochenen.

Bewerber Rene stellt die Ergebnisse seines Probearbeitstages vor und erhält sofort Feedback von seinen potenziellen Kollegen Sergej und Sophie. <Quelle: kernpunkt Digital>

Die abschließende Entscheidung über die Einstellung trifft das Team wieder völlig selbstständig. Die Mitarbeiter haben anfangs oft Vorbehalte, eine so weitreichende Entscheidung selbst zu treffen. Doch in dieser Phase ist es besonders wichtig, die Verantwortung abzugeben. Nur so entstehen die gewünschten positiven Effekte. Um die Gehaltsverhandlung und den Vertrag kümmern sich derzeit noch People & Culture.

Team-Besprechung: Passt der Bewerber ins Team? <Quelle: kernpunkt Digital>

Oma zieht ein!

Bei unserer wichtigen familiären „Personalentscheidung“ führte meine Frau entscheidende Argumente ein: „Also, nicht direkt bei uns. Aber über uns im Haus ist doch gerade eine Wohnung frei geworden. Und vielleicht könnte Sie uns mit den Kindern helfen. Felix liebt Oma doch über alles!“ Letztlich ließ sie mir in dieser wichtigen „Personalentscheidung“ die Wahl und bestimmte nicht über meinen Kopf hinweg.

Nach noch mehr offenen Diskussionen und der Definition einiger Rahmenbedingungen, zog „Oma“ letztlich über uns ein. Das ist nun sechs Jahre her und ich liebe es, meine Söhne in einem so familiären und liebevollen Umfeld groß werden zu sehen – trotz aller Diskussionen und Konflikte, die ein Mehrgenerationenhaushalt nun mal mit sich bringt. Meine Bewertung vieler Momente hängt dabei maßgeblich damit zusammen, dass meine Frau und ich gemeinsam über diese Konstellation entschieden haben.

Teamgeist durch Eigenverantwortlichkeit

In unseren Teams beobachten wir einen ganz ähnlichen Effekt: Alle haben eine viel höhere Bereitschaft, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, ihnen beim Einstieg zu helfen und bei Konflikten Lösungen zu finden. Schließlich waren sie es selbst, die genau diese Person ausgewählt haben, sie sympathisch und kompetent fanden und an sie glaubten. Unsere Personalerinnen sind von Peer Recruiting ebenfalls überzeugt: Das Onboarding neuer Mitarbeiter gelingt viel einfacher. Konflikte werden gemeinschaftlich gelöst, Personalentscheidungen nicht mehr nur einzelnen Personen auferlegt.

Auf einen Kaffee mit dem neuen Kollegen: Jana und Rene freuen sich – hat alles gepasst! <Quelle: kernpunkt Digital>

Genau diese Umverteilung von möglichen Konflikten bereitete uns anfangs tatsächlich die größten Sorgen. Sind Teams bereit, sich zum Beispiel innerhalb der Probezeit im Extremfall auch wieder von Team-Mitgliedern zu trennen? Können sie abschätzen, ob Bewerber sich auch zwischenmenschlich als geeignet erweisen? Werden Bewerber wirklich gemäß ihrer Qualifikationen ausgewählt, oder beeinflussen persönliche Sympathien oder Antipathien viel zu stark den Entscheidungsprozess?

Warum Peer Recruiting funktionieren kann

Das Ergebnis hat uns als ehemals Führungsverantwortliche überrascht. Oft sind Teams viel rigoroser als wir es je waren, sogar beim Thema Kündigung. Schließlich ist es in einer selbstorganisierten Einheit nun das Team selbst, dass eventuelle Leistungsschwächen eines Mitglieds zu spüren bekommt. Diese Konflikte müssen eigenständig und im Interesse der Allgemeinheit gelöst werden, und zwar schnell. Denn sobald die tägliche Arbeit und deren Qualität unter diesen Problemen leitet, müssen unmittelbare Lösungen gefunden werden. Hier ist die Rolle des Scrum Masters als besonders wertvoll anzusehen. Er kann das Team sensibel, individuell und objektiv coachen und beraten, die richtigen Entscheidungen zu fällen. 

Treffen Sie Personalentscheidungen gemeinsam und gleichberechtigt

Eine Probezeit gab es mit meiner Schwiegermutter nicht. Und eine Kündigung wäre irgendwie auch kompliziert. Die ist auch gar nicht nötig. Denn alles in allem bin ich mir sicher, dass ich damals mit meiner Frau gemeinsam eine sehr gute Entscheidung für unsere Familie getroffen habe.

Seien Sie mutig. Lassen Sie ihr Team entscheiden, welche Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Holen Sie die Mitarbeiter mit in das Bewerbergespräch, oder, besser, übergeben Sie Ihnen gleich die Verantwortung für die Gesprächsführung und die spätere weitere Personalentscheidung. Was Sie davon haben? Authentische Entscheidungen. Passendes Personal. Zufriedene Mitarbeiter. Echte Arbeitsentlastung. New Leadership.

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